就活を始めると、企業の方とメールでやり取りをする機会が一気に増えます。
説明会の予約、面接の日程調整、OB・OG訪問のお願い、選考辞退の連絡など、内容はさまざまです。
しかし、最初は「件名って何を書けばいいの？」「大学のメールを使うべき？」「どこまで丁寧に書けばいいの？」と迷う人も多いのではないでしょうか。
この記事では、就活をこれから始める人に向けて、就活用メールアドレスの作り方から、基本のメールマナー、実際に使える文例までまとめて紹介します。
まずは就活用メールアドレスを作ろう
就活を始める前に、まず準備しておきたいのが就活用のメールアドレスです。
就活が本格化すると、企業説明会、インターン、選考案内、面接日程、合否連絡など、企業から多くのメールが届くようになります。普段使っているメールアドレスに通販サイトやSNSの通知が大量に届いていると、重要な連絡を見落としてしまう可能性があります。
そのため、就活関連の連絡だけをまとめて確認できるように、就活専用のメールアドレスを作っておくと便利です。
フリーメールで作るのがおすすめ
就活用のメールアドレスは、Gmail、Yahoo!メールなどのフリーメールで作ると使いやすいです。
無料で作成でき、パソコンからもスマートフォンからも確認できるため、外出先でも企業からの連絡に気づきやすくなります。
大学のメールアドレスを使う方法もありますが、卒業後に使えなくなる可能性があります。就活専用として長く使いたい場合は、個人でフリーメールを作成しておくと安心です。
一方で、キャリアメール、つまり「@docomo.ne.jp」「@au.com」などのメールアドレスは、添付ファイルを受け取れない可能性があるため、就活用にはあまり向いていません。
メールアドレスは「名前ベース」でシンプルに
就活用メールアドレスは、企業の採用担当者が見ても分かりやすいように、名前をベースにしたシンプルなものにしましょう。
たとえば、以下のような形です。
- taro.aoyama@example.com
- aoyama.taro@example.com
- t.aoyama@example.com
- taro.aoyama2027@example.com
名前だけで取得できない場合は、数字を加えても構いません。
ただし、電話番号や暗証番号など、個人情報やセキュリティに関わる数字は避けましょう。
逆に、以下のようなメールアドレスは就活用には不向きです。
- ニックネームが強く出ているもの
- ペットや恋人の名前が入っているもの
- 趣味や推しの名前が入っているもの
- ランダムな文字列で読みにくいもの
- アンダーバーや記号が多く入力しづらいもの
就活用メールアドレスは、個性を出すよりも、誰からのメールか分かりやすいことを優先しましょう。
差出人名を本名に設定する
メールアドレスを作ったら、必ず差出人名も確認しておきましょう。
フリーメールでは、アカウント名がそのまま差出人名として表示されることがあります。
たとえば、企業の方に届いたメールの差出人が「tarou」や「user12345」のように表示されると、誰からのメールか分かりにくくなります。
差出人名は、基本的に本名で設定します。
例：
青山 太郎
Aoyama Taro
青山学院大学
設定後は、一度友人や自分の別アドレスにメールを送り、相手側にどのように表示されるか確認しておくと安心です。
署名を登録しておく
就活メールでは、本文の最後に署名を入れます。
毎回、手で入力すると抜け漏れが起きやすいため、メールアプリの設定で自動挿入できるようにしておきましょう。
署名には、大学名、学部・学科、氏名、メールアドレス、電話番号などを入れます。
例：
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
電話番号は、面接当日のトラブルや緊急連絡のために入れておくと安心です。
振り分け設定・スター機能も使う
就活が進むと、企業説明会、選考案内、リマインド、合否連絡など、さまざまなメールが届きます。
大切なメールを見失わないために、メールの振り分け設定をしておきましょう。
たとえば、以下のように整理できます。
- 説明会
- インターン
- 選考中
- 面接日程
- 合否連絡
特に大事な企業からのメールには、スターやフラグを付けておくと見返しやすくなります。
フリーメールでは重要なメールが迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあります。
就活中は、受信箱だけでなく、迷惑メールフォルダも定期的に確認しましょう。
□ 就活専用のメールアドレスを作る
□ 差出人名を本名に設定する
□ 署名を登録する
□ フォルダ分け・スター機能を設定する
大学メールと個人メール、どちらを使う？
大学のメールアドレスを使っても問題ありません。
ただし、卒業後に使えなくなる場合や、普段確認する習慣がない場合は注意が必要です。
就活用に個人のGmailなどを作り、スマホでもすぐ確認できるようにしておくと便利です。
大切なのは、毎日確認できるメールアドレスを使うことです。
メールを送る前に確認したい基本ルール
就活メールは、難しい文章を書く必要はありません。
大切なのは、誰が・何の用件で・どうしてほしいのかが相手にすぐ伝わることです。
基本の構成は以下の通りです。
- 件名
- 宛名
- あいさつ・名乗り
- 用件
- 締めの言葉
- 署名
この形を覚えておけば、ほとんどの就活メールに対応できます。
件名は「用件＋名前」で分かりやすく
件名は、メールの中身が一目で分かるように書きます。
企業の方は毎日多くのメールを確認しているため、件名がわかりにくいと見落とされる可能性もあります。
件名の例
- 会社説明会参加申し込み／ 氏名
- 会社説明会欠席のご連絡／氏名
- 面接日程のご連絡／氏名
- 面接日程変更のお願い／氏名
- オンライン面接URL確認のお願い／氏名
- 応募書類送付のご連絡／氏名
- 選考辞退のご連絡／氏名
- OB・OG訪問のお願い／氏名
- 内定承諾のご連絡／氏名
- 内定辞退のご連絡／ 氏名
「お世話になっております」だけの件名や、「質問です」だけの件名は避けましょう。
【再送】はどんなときに付ける？
就活メールでは、件名の最初に【再送】と付けることがあります。
これは、以前送ったメールをもう一度送るときに使います。
たとえば、添付ファイルを付け忘れたとき、ファイルを間違えて送ってしまったとき、送信エラーの可能性があるときなどです。
【再送】応募書類送付のご連絡／青山学院大学 氏名
【再送】履歴書差し替えのお願い／青山学院大学 氏名
【再送】エントリーシート修正版送付のご連絡／青山学院大学 氏名
ただし、初めて送るメールに【再送】を付ける必要はありません。
また、返信が来ないからといってすぐに【再送】を付けて送ると、相手を急かしているように見える場合があります。
返信が来ない場合は、
選考結果についての確認／青山学院大学 氏名
面接URL確認のお願い／青山学院大学 氏名
のように、「確認」の件名で送る方が自然です。
宛名は会社名・部署名・名前を書く
メールの最初には、相手の宛名を書きます。
宛名の例：
株式会社〇〇
人事部 採用担当
〇〇様
担当者の名前がわからない場合は、以下のように書けば問題ありません。
株式会社〇〇
採用ご担当者様
会社名は略さず、正式名称で書きましょう。
「（株）」ではなく「株式会社」と書くのが基本です。
最初に名乗る
本文の冒頭では、大学名・学部・学年・氏名を名乗ります。
名乗りの例：
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
初めて連絡する相手には、以下のようにすると自然です。
突然のご連絡失礼いたします。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
署名を作っておくと便利
メールの最後には、署名を入れます。
毎回手打ちするのは大変なので、メールアプリの設定で登録しておくと便利です。
署名の例：
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
電話番号を書くかどうかは状況によりますが、面接や説明会の連絡では、緊急連絡用として入れておくと安心です。
そのまま使える就活メール文例
ここからは、就活でよく使うメールの文例を紹介します。
自分の状況に合わせて、会社名・名前・日時などを変えて使ってください。
会社説明会に申し込むメール
▼件名
会社説明会参加申し込み／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
採用ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
貴社の会社説明会について、ホームページにて拝見し、ぜひ参加させていただきたくご連絡いたしました。
以下の日程で参加を希望いたします。
〇月〇日（〇）〇時〜
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
面接日程を返信するメール
企業から面接候補日を提示された場合は、できるだけ早めに返信しましょう。
返信の場合、件名は基本的に企業から届いたものを変えずに、「Re:」のままで問題ありません。
▼件名
Re: 面接日程のご案内
▼本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、以下の日時で参加可能です。
〇月〇日（〇）〇時〜
お忙しいところ恐れ入りますが、上記日程にてご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
自分から面接候補日を送るメール
▼件名
面接候補日のご連絡／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
面接日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
以下の日程で参加可能です。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
上記日程でのご調整が難しい場合は、別日程も確認いたしますので、お申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
オンライン面接URLが届かないときのメール
▼件名
オンライン面接URL確認のお願い／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
〇月〇日（〇）〇時より予定されておりますオンライン面接について、ご連絡いたしました。
現時点で面接URLの確認ができておらず、念のためご連絡しております。
お手数をおかけいたしますが、オンライン面接のURLをご共有いただくことは可能でしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
ES・履歴書を送付するメール
件名：応募書類送付のご連絡／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
ご案内いただきました応募書類を、本メールに添付してお送りいたします。
添付書類は以下の通りです。
・履歴書
・エントリーシート
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
添付ファイル名は、以下のようにしておくと分かりやすいです。
履歴書青山学院大学氏名.pdf
ES_青山学院大学_氏名.pdf
添付ファイルを付け忘れたときのメール
▼件名
【再送】応募書類送付のご連絡／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
先ほどお送りしたメールにつきまして、応募書類の添付が漏れておりました。
大変失礼いたしました。
本メールに応募書類を添付して再送いたします。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
面接に遅刻しそうなときのメール
面接や説明会に遅刻しそうな場合は、まず電話で連絡しましょう。
メールは相手がすぐに確認できない可能性があります。
電話がつながらない場合や、状況を記録として残したい場合にメールも送ります。
▼件名
本日の面接遅刻のご連絡／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
本日〇時より面接のお時間をいただいております、青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
現在、〇〇線の遅延により、到着が〇分ほど遅れる見込みです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
到着予定時刻は〇時〇分頃です。
恐れ入りますが、到着次第、受付に伺います。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
当日体調不良で面接を欠席・変更したいときのメール
この場合も、可能であれば電話連絡を優先しましょう。
▼件名
本日の面接日程変更のお願い／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
本日〇時より面接のお時間をいただいております、青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、本日体調不良のため、予定通り面接に参加することが難しい状況です。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
可能であれば、別日程にて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。
こちらの都合で恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
OB・OG訪問をお願いするメール
▼件名
OB・OG訪問のお願い／青山学院大学 氏名
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
青山学院大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇と申します。
現在、就職活動を進める中で、貴社の〇〇事業に関心を持っております。
実際に働かれている方のお話を伺い、仕事内容や働き方について理解を深めたいと考え、ご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐縮ですが、もし可能でしたら、30分ほどお時間をいただき、オンラインまたは対面にてお話を伺うことは可能でしょうか。
以下の日程であれば調整可能です。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
突然のお願いとなり恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
青山学院大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
――――――――――
送信前のチェックリスト
送信前には、以下を確認しましょう。
□ 会社名は間違っていないか
□ 相手の名前は間違っていないか
□ 誤字脱字はないか
□ 日時・曜日は合っているか
□ 自分の大学名・氏名を書いているか
□ 署名を入れているか
□ 添付ファイルを付けたか
□ 添付ファイル名は分かりやすいか
□ 返信が必要な内容に答えているか
特に、会社名・相手の名前・日時・添付ファイルはミスが起きやすい部分です。
送信前に必ず見直しましょう。
まとめ
就活メールは、最初は難しく感じるかもしれません。
しかし、基本の形を覚えておけば、必要以上に不安になる必要はありません。
大切なのは、きれいな文章を書くことよりも、早く・丁寧に・正確に伝えることです。
就活を始めたばかりの人は、まず就活用メールアドレスを作り、差出人名と署名を設定するところから始めてみましょう。
それだけでも、企業とのやり取りがかなりスムーズになります。
ガクチカに困ったら！
『BAS』 (Brand Ambassador Student)
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